Moduły dla działu zakupów

• Planowanie zakupów – moduł służy do rejestracji planowanych zakupów, konsolidowanie planów na dowolnym etapie akceptacji na poziomie zakładu, oddziału centrali spółki lub grupy kapitałowej. Pozycje planu mogą zawierać kategorie, asortyment, specyfikację planowanego zakupu oraz wstępny harmonogram realizacji pozycji planu zakupowego ułatwiające dokonanie konsolidacji jak również przygotowanie .kalendarza działań zakupowych.
• Moduł Obsługi Zapotrzebowań – moduł służy do obsługi zapotrzebowań związanych z obsługą kontraktów. Posiada mechanizm weryfikacji każdej umowy i na tej podstawie dana pozycja zapotrzebowania jest przesyłana do działu zakupów w celu utworzenia wniosku na przeprowadzenie postępowania lub do “realizatora” w celu wygenerowania zamówienia do dostawcy.
• Wnioski Zakupowe – System umożliwia rejestrację wniosków/zapotrzebowań zakupowych wraz z akceptacją w celu wygenerowania postępowania zakupowego lub zamówienia w przypadku mniejszych kosztowo potrzeb zakupowych. Wniosek/zapotrzebowanie można połączyć z pozycją planu, postępowaniem, umowami, zamówieniami, projektami w celu sprawnego monitorowania przebiegu procesu automatycznie monitorując środki zaplanowane.
• Prowadzenie postępowań zakupowych – służy do przeprowadzania zapytań ofertowych, aukcji elektronicznych, jak również obsługi całego procesu wyboru Oferentów od rozeznania aż po rejestrację przebiegu negocjacji. Moduł umożliwia prowadzenie postępowań wraz z work-flow akceptacyjnym w dowolnym momencie procesu zakupowego i pozwala elastycznie konfigurować ścieżki akceptacji w zależności od rodzaju akceptacji np. utworzenie postępowania, modyfikacja postępowania, wybór zwycięzcy, odrzucenie oferty etc.
• Moduł Aukcji – Platforma eB2B posiada najbardziej znany na polskim rynku bogaty wachlarz organizowania różnego rodzaju aukcji zakupowo sprzedażowych. Posiadamy wszystkie typy aukcji znane na świecie tj. nie jesteś pierwszy, dynamiczna, angielska, japońska, holenderska, hiszpańska, francuska, brazylijska, amerykańska (yankee), holendersko-japońska, multi obiektowa, wielokryterialna,
• Prowadzenie postępowań sprzedażowych – służy do postępowań sprzedażowych w formie ogłoszeń lub aukcji dowolnego typu
• Kwalifikacja dostawców – służy do prowadzenia procesów kwalifikowania dostawców do jednej lub wielu kategorii asortymentowych. W przypadku postępowań PZP odpowiednio Dynamiczny System Zakupów (DSZ) i lub System Kwalifikowania Dostawców (SKW) wraz z obsługą zleceń do kwalifikowanych dostawców.
• Centralna Baza Umów – umożliwia rejestrację akceptację i archiwizację umów procedowanych przez Zamawiającego. Moduł umożliwia pracę grupową przy pomocy takich narzędzi jak Microsoft365 oraz Google Workspace. Dodatkowo posiada takie funkcjonalności jak możliwość podpisywania umów bezpośrednio w portalu, monitorowanie przebiegu i harmonogramu realizacji umowy, przypominanie o kończącym się terminie umowy, w ujęciu kwotowym i terminie zakończenia jak również o konieczności zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Moduł posiada również mechanizm obsługi Umów Ramowych zawartych z wieloma dostawcami umożliwiająca dokonanie dogrywek w formie zapytań i lub aukcji.
• Zakupy katalogowe (e-katalogi) – służy do obsługi umów zawartych z dostawcami na określony czas w ramach zakontraktowanej listy usług lub asortymentu. Obsługuje uproszczony proces akceptacji potrzeby zakupowej połączony z wcześniej wynegocjowanymi warunkami (umową).
• Zarządzanie Asortymentem – służy do zarządzania indeksami materiałowymi, kategoriami produktów, katalogami przypisanymi do umów
• Baza wykonawców – umożliwiająca zarządzanie, modyfikację i blokowanie kontrahentów w postępowaniach regulaminowych i PZP (na podstawie wyroku). Dodatkowo umożliwia kategoryzację kontrahenów wg. drzewa kategorii Zamawiającego.
• Ocena Dostawców – umożliwia ocenę jakości współpracy, ocena dokonywana przez pracowników zamawiającego np. po zrealizowanym zamówieniu lub w trakcie prowadzonego postępowania, w każdą rocznicę umowy, po zakończeniu umowy.
• Badanie Wiarygodności Dostawcy – moduł umożliwia uruchomienie procesu badania wiarygodności kontrahenta i dokonanie jego oceny mającej wpływ na wybór zwycięzcy w postępowaniu.
• Moduł Komisja – moduł umożliwia powoływanie składu komisji bezpośrednio w systemie, akceptację oświadczeń członków komisji o bezstronności i niekaralności, akceptację zmiany składu komisji tj. powoływania nowych i odwoływania członków bezpośrednio w systemie. Dodatkowo moduł umożliwia protokołowanie wszystkich posiedzeń z prac komisji wraz z głosowaniami nad różnego rodzaju ustaleniami. Moduł powiązany jest z modułami: Wnioski Zakupowe, Centralna Baza Umów, Postępowania.
• Moduł Obsługi Harmonogramu – Moduł Harmonogram służy do sprawnej i szybkiej kontroli wszystkich procesów zakupowych. Moduł agreguje wszystkie informacje dotyczące poszczególnych kroków procesu zakupowego realizowanego u Zamawiającego począwszy od modułu Plany (konieczność wszczęcia procesu) po ścieżkę akceptacji w module Wnioski/Zapotrzebowania kończąc na prowadzeniu Postępowania i podpisaniu Umowy.
• eZamowienia – umożliwia pełną integrację z platformą eZamowienia.gov.pl tj. odbieranie i przesyłanie ogłoszeń dla Zamawiających sektorowych i klasycznych
• TED – umożliwia integrację z platformą eNotices2 tj. odbieranie i przesyłanie ogłoszeń dla Zamawiających sektorowych i klasycznych (w trakcie realizacji)
• Centralne Postępowania – moduł umożliwia prowadzenie postępowań centralnych i wspólnych. Wykorzystywany jest przez największą Grupę Zakupową w Polsce tj. Centrum Obsługi Administracji Rządu (ponad 500 członków grupy zakupowej)
• Moduł Ankiet – moduł służy do budowania i uzyskania zwrotnej informacji w formie ankiety wewnętrznej, kierowanej do użytkowników Zamawiającego lub zewnętrznej kierowanej do Dostawców. Ankieta może być związana z postępowaniem jak również bieżącemu pozyskiwaniu informacji na temat sytuacji po stronie kontrahenta, dane na temat kondycji finansowej, zgodności z ESG, aktualizacji danych, etc.

Moduły dla działu finansowego

• Skany Faktur – Elektroniczny obieg dokumentów – moduł umożliwia obieg skanów faktur
• KSeF – moduł umożliwia automatyczne pobieranie faktur z KSeF w celu dalszego jej procedowania w module Rozliczenie Zakupu
• Rozliczenie Zakupu – moduł umożliwia obieg faktur powstałych ze skanów w module EOD

Moduły związane z Obiegiem dokumentów

• Moduł eKancelaria – moduł umożliwia obsługę wszelkich pism przychodzących i wychodzących wraz z ich dekretacją i akceptacją. Funkcjonalność modułu możliwa bezpośrednią rejestrację Spraw i Zadań do Spraw.
• e-Doręczenia – umożliwia pełną integrację z platformą e-Doreczenia odbieranie i wysyłanie pism z w/w platformy bezpośrednio z modułu.
• Moduł Obiegu Dokumentów (EZD) – moduł służy do obiegu i obsługi dokumentów uzgadnianych z różnymi jednostkami organizacyjnymi w firmie na różnym etapie realizacji dowolnego procesu np. zakupowego, uzgodnienie odpowiedzi na pismo, skargę etc. Moduł umożliwia rejestrację Spraw i Zadań przypisywanych do Spraw. Każda Sprawa może być katalogowana zgodnie z JRWA. Moduł można powiązać z pozostałymi modułami wchodzącymi w skład Platformy Zakupowej eB2B (wnioski, postępowania, umowy)

Moduły Ogólne

• Raportowanie i Generator Raportów – moduł umożliwia wygenerowanie przez uprawnionych użytkowników predefiniowanych raportów systemowych, jak również tworzeniu nowych samodzielnie przez Zamawiającego, w oparciu o dane zgromadzone w poszczególnych modułach systemu
• ADSSO – umożliwia pełną integrację z systemem automatycznego logowania do platformy przy pomocy protokołów ADFS. W standardzie dla wszystkich dostawców uruchomiliśmy usługę ADFS dla usług Mictosoft oraz Google.
• Administracja – moduł administracji i konfiguracji pozwala na samodzielne zarządzanie przez Zamawiającego użytkownikami i ich uprawnieniami w systemie, jednostkami organizacyjnymi oraz konfigurację scenariuszy ścieżek akceptacji. eB2B posiada najbardziej rozbudowany mechanizm samodzielnego zarządzania konfiguracją systemu udostępniany Zamawiającym.
• AI– moduł umożliwiający integrację i konfigurację dowolnych zapytań/zadań realizowanych przez ChatGPT w wersji wybranej przez Zamawiającego

Przykładowy schemat wsparcia procesu zakupowego