Platforma Zakupowa eB2B umożliwia menadżerom działów zakupów i administracji zarządzanie, monitorowanie i kontrolę procesów zakupowych – od momentu złożenia zapotrzebowania, po zapłacenie faktury.
Zarządzanie procesem zakupowym rozumiemy jako formułę end-to-end umożliwiając Klientom eB2B utrzymanie właściwych relacji z dostawcami, wsparcie i nadzór procesów zakupowych zgodnie z wewnętrznymi procedurami i polityką każdego z nich. Moduł raportów zapewnia pełną sprawozdawczość na każdym etapie. Budowa aplikacji umożliwia połączenie wniosku zakupowego z zamówieniem, z postępowaniem zorganizowanym w celu wyboru dostawcy oraz z zawartą umową. Platforma Zakupowa eB2B może być połączona z dowolnym systemem ERP. np SAP, a logowanie do systemu możliwe jest poprzez Active Directory i SSO. Platforma zakupowa eB2B, dzięki zastosowanym rozwiązaniom bazodanowym, jest jednym z najbardziej elastycznych narzędzi wspierających procesy zakupowe w kraju. Wdrożenie zwykle nie wymaga żadnych modyfikacji, jest jedynie kwestią parametryzacji systemu.
System umożliwia organizację kompleksowych projektów zakupowych w każdej ,nawet najbardziej złożonej, strukturze holdingowej. Służy do obsługi procesu zakupowego od utworzenia wniosku zakupowego, poprzez jego akceptację, skierowanie do realizacji do działu zakupów. Gwarantuje efektywny wybór dostawców, generuje ranking otrzymanych ofert na każdym etapie postępowania. Umożliwia zarejestrowanie umowy z kontrahentem, rozliczenie faktur zakupu, a także monitorowanie realizacji zamówionych dostaw i usług. Za pomocą systemu zakupowego eB2B mogą Państwo w pełni zarządzać procesem zakupowym i powiązanymi z nim dokumentami, umowami z dostawcami, umowami ramowymi, cennikami. System zapewnia automatyczną dekretację i alokację kosztów na dowolne centra kosztowe, projekty czy jednostki organizacyjne. Wszystkie te elementy dostępne są w modułowym rozwiązaniu zapewniając komfort użytkowania. eB2B gwarantuje szybkość wdrożenia i niskie koszty.
Moduł Wnioski Zakupowe
Służy do składania zapotrzebowań i realizacji zakupów wymagających przeprowadzenia selekcji dostawców w tym zapytań ofertowych lub aukcji/licytacji elektronicznych.
- Wniosek tworzymy wypełniając pola w kreatorze wniosku. Pola w kreatorze są definiowane przez Klienta;
- Moduł umożliwia dowolną akceptację wniosków zakupowych;
- Możliwość wielo-pozycyjnych wniosków do różnych kontrahentów;
- Konsolidacja wniosków na poziomie dysponenta środków;
- Podgląd wniosku i statusu akceptacji na każdym etapie jego procesowania;
- Możliwość wskazania preferowanego kontrahenta kwalifikowanego;
- Moduł zapewnia dowolną alokację kosztów wg definiowanych przez Klienta kluczy podziału;
- Monitorowanie kosztów w porównaniu do budżetu działu / centrum kosztowego / podpisanej umowy czy projektu
- Raportowanie i sprawozdawczość;
Moduł Zamówienia Powtarzalne
Umożliwia zarządzanie zakupami powtarzalnymi, usługami realizowanymi na podstawie podpisanych wcześniej umów ramowych.
- Dowolne definiowanie dostępu pracowników do określonych produktów, grup asortymentowych;
- Uproszczone szybkie zamówienia składane ze skróconym procesem akceptacji;
- Automatyczne połączenie zamawianych produktów z dostawcami i wynegocjowanymi cenami;
- Systemowe porównanie produktów i cen alternatywnych dostawców;
- Wygodny import cenników dostawców realizujących podpisane umowy ramowe;
- Automatyczna dekretacja, systemie klucze alokacji ponoszonych kosztów w dowolnym ujęciu analitycznym;
- Raportowanie i sprawozdawczość;
Moduł Postępowania
Jest modułem mogącym współpracować z Modułem Wniosków Zakupowych, może także działać, jako niezależny moduł z własną bazą dostawców. Wykorzystywany jest do zarządzania kompleksowym procesem wyboru dostawcy w dowolnej formule, począwszy od zapytań RFI, popularnych zapytań ofertowych, aż po obsługę aukcji i licytacji elektronicznych, także w reżimie PZP.
- Wybór dowolnej kombinacji etapów postępowania spośród: RFI, zapytania ofertowego, licytacji elektronicznej oraz negocjacji ostatecznych;
- Możliwość komisyjnego podejmowania decyzji o zakwalifikowaniu do dalszego etapu / wyboru zwycięzcy;
- Możliwość składania tzw. bezpiecznych kopert, definiowana data otwierania załączników handlowych i pytań do zamawiającego;
- Możliwość organizowania postępowania na wszystkie lub wybrane produkty;
- Możliwość przesyłania pytań do ekspertów posiadających wiedzą techniczną;
- Wielo-walutowość systemu – kursy referencyjne ustalane manualne lub automatycznie pobierane z NBP;
- Dowolne ustawiania opcji widoku oferenta i dostępu do danych w postępowaniu;
- Akceptacja konfiguracji przez przełożonego, monitorowanie zmian w postępowaniu;
- Tworzenie wersji roboczych i szablonów postępowania;
- Możliwość eksportu danych do zamówień, złożenie zamówienia bezpośrednio po zakończeniu postępowania;
- Zgodność w wymogami ustawy Prawo Zamówień Publicznych;
- Weryfikacja ofert za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego głównych dostawców w kraju;
- Szeroki wybór reportów z postępowania przetargowego;
Centralna Baza Umów (CBU)
Jest repozytorium wszelkich umów zawartych w toku negocjacji handlowych. Centralna Baza Umów posiada funkcjonalność rejestrowania i przechowywania w formie elektronicznej wszystkich umów wraz z ich aneksami, zapewniając szybki wgląd do umów wybranym pracownikom.
- Bezpieczeństwo, ograniczony dostęp, przechowywanie umów na serwerach Klienta;
- Dowolna kategoryzacja umów w/g typów, rodzajów, działów, hierarchii, etc.;
- Konfigurowalny dostęp dla wybranych pracowników z określeniem typu umowy oraz trybu dostępu (podgląd / edycja);
- Metryka umowy dostarcza wszystkich oczekiwanych informacji, pola wymagane definiowane przez Klienta;
- Zapewnia bieżącą kontrolę wydatków przypisanych do umowy ramowej o określonym budżecie;
- W połączeniu z modułem Wniosków zakupowych rejestruje rzeczywiste wykorzystanie umowy (TD/ TG);
- Posiada możliwość automatycznego liczenia kar umownych, opustów od obrotów wygenerowanych z danym Kontrahentem;
- Przypomina o konieczności odnowienia umowy;
- Sprawozdawczość
Moduł Rozliczenie Zakupu
Ułatwia proces ewidencjonowania faktur, not memoriałowych, przedpłat, oraz innych dokumentów księgowych powiązanych z realizacją zamówienia etc.
- Zapewnia wygodną akceptację faktur online udostępniając podgląd korespondującego wniosku zakupowego i zamówienia;
- Konfiguracja dostępu do obrazów faktur w/g dostępu do grupy asortymentowej, MPK, projektu lub planu zakupowego;
- Dowolna prezentacja obrazu wielostronicowego dokumentu zarejestrowanego w module EOD z możliwością skalowania obrazu;
- Umożliwia ewidencję i podgląd dekretacji każdej faktury korespondującej do zrealizowanego zamówienia;
- Dowolna analityka kont kosztowych stosowanych przez Klienta eB2B;
Moduł Planowanie
Umożliwia rejestrację planu zakupowego na wybrany asortyment w korelacji z przydzielonym budżetem.
- Możliwość rejestracji zadania planu w imieniu dowolnej jednostki organizacyjnej;
- Możliwość importu istniejących planów zakupowych;
- Opcja tworzenia planu zakupowego opartego o drzewo kategorii zakupowych;
- Dowolna, definiowana przez Klienta eB2B, formuła akceptacji planów wg hierarchii, wg drzewa kategorii, MPK etc,;
- Ciągły dostęp do planu zakupowego zarówno dla autora zadania jak i użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami, monitorowanie zmian planu;
- Możliwość realizacji planu poprzez wygenerowanie wniosku zakupowego lub przetargowego z poziomu modułu planowania;
- Archiwizacja i wersjonowanie planów;
- Automatyczny dostęp do listy wniosków i postępowań w referencji do pozycji w planie w wybranej kategorii zakupowej;
- Powiązanie z modułem CBU, dostęp do umów zawartych w referencji do pozycji w planie;
- Możliwość przygotowania wniosku zakupowego lub postępowania w referencji do zaakceptowanego planu;
- Możliwość śledzenia przebiegu postępowań w relacji do pozycji planu w oparciu o listę postępowań;
- Bieżące monitorowanie stopnia wykonania planu;
Moduł Kontrahenci
Służy do rejestracji, kategoryzacji i oceny kontrahentów. Moduł współpracuje z modułem Postępowania na etapie zapraszania oferentów. Może też być wykorzystywany jako samodzielny moduł porządkujący relacje z dostawcami.
- Zapewnia szybki dostęp do kartoteki dostawców, wszystkich złożonych dokumentów, minimalnego zamówienia, terminów realizacji, etc.;
- Kategoryzowanie czy grupowanie wg branż i grup asortymentowych;
- Dowolne sortowanie i filtrowanie dowolnych dostawców;
- Możliwość definicji wymagań stawianych dostawcom, systemowe monitorowanie ich realizacji;
- Eskalacja niesatysfakcjonujących wyników do osób decyzyjnych, opiekunów dostawcy;
- Monitorowanie ocen jakości dostaw i usług świadczonych przez Dostawców, możliwość interface’u do systemu ERP Klienta;
- Statystyki aktywności dostawców w systemie eB2B;
- Pulpit menadżerski – kluczowe wskaźniki wzrostu (KPI’s) określane przez Klienta eB2B;
Zapraszamy do zapoznania się ze sprawdzonym przez naszych Klientów, najnowszym, zaawansowanym technologicznie narzędziem zakupowym. Oddajemy do Państwa dyspozycji kompetentny zespół, nasze doświadczenie i wiedzę merytoryczną. Gwarantujemy szybkie wdrożenie. Platforma zakupowa eB2B to nasz wspólny sukces.
